Quand un établissement de formation est dans l'incapacité d'assurer partiellement ou entièrement une formation, il peut faire appel à un sous-traitant et établir un contrat de sous-traitance ou contrat de prestation de services. En tant que document juridique, les contrats de sous-traitance doivent contenir certaines mentions obligatoires en vertu de l'article L 6353-1 du Code du travail. Les deux parties, à savoir le donneur d'ordre ou commanditaire et le sous-traitant ou prestataire de services, sont alors liées par ce contrat.
Qu'est-ce que la sous-traitance en formation et dans quels cas y recourir ?
En entreprise, la sous-traitance consiste à déléguer à un tiers certaines tâches. En formation professionnelle, le donneur d'ordre, en l'occurrence le centre de formation, peut adopter cette option, mais il reste responsable de la qualité de la prestation fournie. Cette pratique est envisageable dans diverses situations : forte augmentation de la demande, optimisation des coûts ou formation nécessitant une expertise particulière.
Pourquoi un organisme de formation peut-il déléguer une partie de ses missions à un sous-traitant ?
Un organisme de formation peut externaliser certaines activités de formation et les confier à un sous-traitant au lieu d'embaucher du personnel supplémentaire. Ce tiers comble en effet les besoins ponctuels ou assure les formations spécifiques ne justifiant pas une embauche.
Quelles sont les responsabilités du donneur d'ordre vis-à-vis de la qualité et de la conformité des actions sous-traitées ?
Même si vous faites appel au service d'un formateur sous-traitant pour assurer en partie ou en totalité de la formation, la responsabilité vous incombe toujours en tant que donneur d'ordre. Cela implique donc qu'il doit s'assurer que le sous-traitant respecte les exigences définies de qualité en mettant en place des procédures de surveillance et d'évaluation.
Quels éléments doivent obligatoirement figurer dans un contrat de sous-traitance en formation ?
Un contrat de prestation de services, quel que soit le domaine (formation, BTP ou commerce), doit être en écrit et contenir certaines informations obligatoires comme les missions à confier au sous-traitant, le contenu de la formation et la sanction, les modalités et conditions de réalisation et de suivi, la durée et la période de réalisation ainsi que le montant de la prestation. Le but d'un contrat de sous-traitance est d'assurer un suivi transparent des formations pour prévenir toute dérive.
Quelles informations sur les missions, les moyens mobilisés et les conditions de réalisation doivent être précisées ?
À part l'intitulé et la nature de la formation, il faut un contenu détaillé du cursus, dont le programme et objectifs pédagogiques ainsi que les ressources mobilisées (matériel ou ressources humaines) pour la bonne exécution de la formation. À cela s'ajoute :
- La durée de la formation (nombre d'heures ou de jours)
- Les dates de début et de fin de la prestation
- Le ou les lieux de réalisation de la formation
- Le nombre de participants prévus
- Le prix et les modalités de prestation
Pourquoi inclure des clauses sur la confidentialité, la non-concurrence et les modalités de résiliation dans le contrat ?
Les clauses de confidentialité ont pour but de protéger les intérêts des deux parties et d'assurer une relation contractuelle saine et sécurisée. L'organisme de formation peut partager des informations confidentielles avec le consultant sous-traitant en formation telles que le contenu du programme ou les méthodologies de formation. La clause de non-concurrence stipulée dans le contrat de prestation de services, quant à elle, empêche le sous-traitant de détourner les clients du centre de formation. En cas de non-respect de ces obligations, le contrat de sous-traitance doit prévoir des modalités de résiliation qui prévoient les étapes à suivre pour mettre fin au contrat et réduire ainsi les risques de litiges.
Quelles obligations réglementaires et risques à anticiper lors de la sous-traitance en formation ?
Lorsqu'un établissement de formation professionnelle confie ses missions à un autre prestataire, il doit s'assurer que le sous-traitant remplit les conditions d'éligibilité liées au CPF (Compte Personnel de Formation) conformément au Code du travail. Il revient notamment au donneur d'ordre de vérifier que celui-ci possède un numéro de déclaration d'activité (NDA) et est à jour dans ses obligations légales, sociales et fiscales. En plus d'être habilité à former, le sous-traitant doit aussi être certifié Qualiopi, sauf à quelques exceptions.
Quelles démarches administratives (numéro de déclaration d'activité, facturation) sont requises pour le sous-traitant ?
À l'instar de l'organisme de formation, le consultant formateur indépendant (CFI) est dans l'obligation de déposer tous les ans une déclaration d'activité sur Mon activité formation (MAF) dans les trois mois qui suivent la signature du contrat de sous-traitance. Par ailleurs, il doit obtenir un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) délivré par la Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et reporté sur le contrat et les factures. De même, tout organisme de formation, y compris les sous-traitants, doit établir chaque année un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) et le transmettre à la DREETS. En tant que prestataire de services, le formateur sous-traitant se doit d'émettre des factures conformes aux règles fiscales en vigueur, notamment avec :
- Une désignation précise de la nature de la mission
- La quantité et le prix unitaire hors taxes
- Le taux de TVA applicable
- Le montant total de la prestation de services et les conditions de paiement
Quels sont les risques de requalification du contrat ou de sanctions en cas de fausse sous-traitance ou de non-respect du cadre légal ?
Si les obligations légales liées à la sous-traitance en formation professionnelle ne sont pas respectées, le donneur d'ordre et le sous-traitant encourent tous les deux risques de requalification du contrat et des lourdes sanctions. Une fausse sous-traitance peut être considérée comme un crime de travail déguisé, passible de sanctions pénales et financières. L'aide d'un avocat spécialiste en droit des contrats peut vous être utile pour la rédaction du contrat. Il pourra veiller à la bonne exécution des clauses du contrat et au respect des clauses de confidentialité.
Faire appel à un prestataire de services externe est une pratique de plus en plus courante dans le secteur de la formation professionnelle, en particulier pour développer votre offre et accéder à des compétences spécifiques. Il faut savoir que cette pratique est très encadrée. Vous devez trouver un formateur sous-traitant qui possède les compétences nécessaires pour réaliser la formation et remplit les conditions d'éligibilité du CPF. Ensuite, vous devez rédiger un contrat de sous-traitance en bonne et due forme. Dans tous les cas, gardez en tête qu'en tant que donneur d'ordre ou commanditaire, vous restez responsable des agissements de vos sous-traitants. Voilà pourquoi vous devez assurer leur suivi.
