Au fur et à mesure des années, de nouvelles réglementations sont entrées en vigueur et continuent de se développer en ce qui concerne la facturation et l'utilisation des logiciels permettant de créer des devis, factures et gérer sa comptabilité.
Que dit la loi concernant l’utilisation d’un logiciel de facturation ?
La loi est très claire à ce sujet. Il n’existe aucune obligation d’utiliser un logiciel de facturation qu’il soit certifié ou non.
Cette obligation concerne uniquement les entreprises qui encaissent des paiements dans un système extra-comptable. Elle doit alors utiliser un logiciel ou un système spécifique certifié. Pour cela le fournisseur de ce logiciel doit fournir une attestation fiscale de conformité.
Les entreprises travaillant en BtoB de professionnel à professionnel doivent émettre des factures et au format électronique. Cette obligation concernait au départ que les entreprises du secteur public, puis s’est progressivement imposée à toutes tailles d’entreprises. D’ici peu de temps, tout le monde sera concerné par cette obligation.
Les entreprises travaillant uniquement en BtoC de professionnel à particuliers et qui ne délivre donc pas à proprement parler de facture à leurs clients mais des tickets de caisse sont concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse conforme.
Le but d’utiliser un logiciel certifié conforme est de garder une trace de chaque transaction. Un logiciel de facturation malgré le fait que son utilisation ne soit pas obligatoire, il possède une fonction d’archivage par année de chaque document crée (factures, devis, avoirs). La gestion devient beaucoup plus simple et sécurisée.
À quoi sert un logiciel de facturation ?
Étant donné qu’il n’existe absolument aucune obligation quant à l’utilisation d’un logiciel de facturation certifiée, on peut donc se demander pourquoi en utiliser un ?
Tout d’abord un logiciel de facturation ne sert pas uniquement à éditer des factures mais bien plus que ça.
Un logiciel de facturation devient un outil indispensable pour la gestion de l’activité commerciale de son entreprise.
L’utilisation principale est évidemment la création de factures mais aussi de devis et d’avoirs.
Le principal avantage, est qu’en utilisant un logiciel de facturation vous ne pourrez pas oublier de mentions obligatoires à inscrire sur vos documents.
Le logiciel vous permet d’analyser des statistiques en fonction de vos devis gagné et perdu. Cela peut donc nous aider à trouver des actions à mettre en place pour augmenter vote taux de conversion.
Il peut également être utilisé comme CRM pour votre entreprise. Vous disposez de votre base de données clients comprenant toutes leurs informations.
Vous pouvez gérer vos objectifs mensuel et annuel et suivre en instantané votre chiffre d’affaires.
Un logiciel de facturation vous permet de gérer votre comptabilité de manière simple et rapide. Le logiciel peut exporter vos données dans le format de votre choix afin de le transmettre à votre comptable.
Étant donné les nouvelles règles liées à la facturation qui continue d’évoluer, votre logiciel devis facture effectue des mises à jour selon la réglementation. Vous n’avez donc plus à vous inquiéter de savoir si vos documents sont en règle ou non.
En conclusion, utiliser un logiciel de facturation n’est pas obligatoire. La loi impose seulement une obligation de conformité aux logiciels et systèmes de caisse.
Peu importe l’outil que vous utilisez pour émettre ou recevoir une facture, tant que celle-ci est au format électronique.
Certaines entreprises utilisent encore des tableurs numériques comme Excel pour éditer leurs factures.
Le logiciel de facturation trouve son utilité dans pour la gestion de l’entreprise. L’analyse des indicateurs commerciaux et gestion de la comptabilité sont un atout. Mais surtout le gain de temps en réduisant les tâches administratives.