La voie administrative comprend des domaines d'activités variés dont celui de secrétaire ou d'assistant (e). Ce type d'emploi au sens large se caractérise par un apprentissage plus ou moins long dépendant de la situation de chacun. On peut vouloir intégrer une entreprise par l'intermédiaire d'un contrat de professionnalisation ou par une formation d'assistant administratif pour adultes dispensée par différents organismes tels que le GRETA.
Que l'on obtienne un diplôme ou un titre certifiant, la formation au métier permet de développer des compétences techniques et comportementales nécessaires au bon accomplissement de certaines tâches.
Qu'est-ce qu'un emploi de secrétaire ou assistant administratif ?
Le métier de secrétaire ou d'assistant administratif n'a pas emprunté sa qualification au hasard puisqu'il s'agit en tout point d'apporter une assistance quotidienne au sein d'une équipe, d'un service ou d'une direction. Pour ce faire, et quel que soit le domaine d'application de l'entreprise, les tâches à réaliser sont bien souvent :
- Le traitement professionnel de dossiers en tout genre.
- La gestion des appels téléphoniques.
- L'organisation de réunions et de conférences.
- La réception du courrier.
- La veille constante de l'information interne et externe (cela peut être la gestion de mails).
- L'accueil des visiteurs.
- D'autres missions spécifiques à l'activité de la structure : aider à la gestion du personnel ou à la partie comptable avec les fiches de paie.
Le coeur de l'emploi tourne donc autour de l'assistanat professionnel exercé dans le secteur privé ou public. Il existe différentes voies pour accéder à un emploi dans l'administratif et une formation secrétaire assistant peut se faire en tant qu'étudiant (BTS) ou en centre de formations (GRETA, etc.)
Quelle formation pour être assistant administratif ?
Au même titre qu'un (e) assistant (e) de direction ou personnel, le (la) secrétaire administratif (ve) réussit dans son emploi grâce à des bases d'apprentissage lui permettant d'assister une hiérarchie ou des collègues. La formation assistante administrative se découpe ainsi en plusieurs modules servant à l'étudiant ou au stagiaire de maîtriser les aspects généraux du métier.
Les cours peuvent faire l'objet de la gestion de plannings, d'agendas et du traitement administratif dans sa globalité : techniques informatiques, de rédaction et d'organisation. Des mises en situation réelles sont le meilleur moyen d'apprendre à mettre en application ce que l'on apprend en formation d'assistant, ou secrétaire administratif, avec des périodes de stages en entreprise ou des sessions de jeux de rôles à titre d'entraînement.
Parmi les objectifs les plus courants à atteindre dans le métier, on pense à l'accueil téléphonique et physique qui constitue le centre du métier pour savoir s'adresser à autrui avec un ton professionnel.
Quelles sont les tâches d'un assistant administratif ?
Au sein d'une entreprise, chaque métier n'est pas sélectionné au hasard, et si l'on décide de suivre une formation assistant administratif, c'est que l'on se sent capable d'exercer le métier avec toutes les qualités requises pour le poste :
- Être secrétaire ou assistant administratif requiert une polyvalence à toute épreuve. Rares sont les hiérarchies qui ne confient qu'une seule tâche à faire.
- En ce sens, il faut être capable de gérer son temps entre le téléphone, la rédaction de lettres ou de notes, l'organisation de réunions, la planification de certains évènements ou encore le soutien professionnel à d'autres services (comptable, RH, commercial, etc.).
- Pour ce faire, la connaissance des logiciels bureautiques les plus courants (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de messagerie est indispensable pour continuer dans ce métier et faire évoluer sa carrière.
- Si l'on évoque des missions à mener à bien, il faut également parler d'un comportement professionnel à adopter au quotidien avec la gestion de la pression, la maîtrise de ses propres sentiments et le respect des délais.
Y a-t-il une partie gestion comptable dans la formation d'assistant administratif ?
De nos jours, si l'on souhaite devenir secrétaire ou assistant administratif, quelques notions de base en comptabilité peuvent s'avérer avantageuses. La polyvalence est au centre des prérogatives en entreprise et l'assistanat amène parfois à prêter main-forte à d'autres collègues ou à gérer leurs tâches pendant leurs congés ou leurs absences.
Dépendant de la taille du service, en tant que professionnel, il faut être en mesure d'accomplir certaines fonctionnalités qui ne font pas partie du métier à proprement parler, mais qui aident au bon déroulement quotidien.
C'est pourquoi la formation en secrétariat élargit son domaine de compétences à des questions d'ordre comptable comme la gestion du personnel (paie, congés, primes) ou à la relation clients comprenant la facturation, pour avoir des connaissances au-delà de l'emploi classique.
Quel titre professionnel ou diplôme pour une formation d'assistant administratif ?
Choisir la voie de l'administratif peut venir d'un désir de reconversion professionnelle ou d'une suite logique après le baccalauréat pour s'orienter vers un métier d'avenir. Que l'on emprunte le chemin des écoles privées pour faire un BTS et obtenir son diplôme, ou que l'on préfère la formation assistant administratif dans un centre comme le GRETA, avec titre de niveau III à la clé, l'essentiel est de découvrir le métier dans son ensemble.
La maîtrise de certaines techniques et fonctionnalités sera indispensable au départ au sein d'une direction (outils bureautiques, mise en forme de documents, etc.) alors que d'autres compétences seront développées au fil de la carrière en entreprise (organisation, polyvalence, coordination, suivi des échéances de dossiers, etc.).