Un agent administratif est une personne polyvalente apte à occuper différents postes dans une administration publique ou une agence privée, souvent en coopération avec la secrétaire, comptable ou autre structure permanente. Dans le secteur public, un employé administratif peut trouver une mission dans une école, une préfecture, un hôpital… Dans le secteur privé, un agent peut être employé administratif et d'accueil ou travailler dans un centre de gestion en entreprise. Nous apprendrons ici, ce qu'est le métier d'employé administratif et quelle est la formation qui y mène.
Quel est le savoir-faire d'un agent administratif ?
Le travail d'employé administratif consiste à une collaboration permanente avec le ou la secrétaire, en fonction de la structure d'administrative, les tâches peuvent varier d'un emploi à un autre, ce qui ne change pas, c'est le travail sur l'outil informatique et plus particulièrement les logiciels courants liés à la bureautique (ce qui oblige à une formation permanente). Voici quelques exemples, des travaux les plus courants :
- l'accueil des personnes et téléphonique,
- l'établissement des dossiers administratifs courants,
- la rédaction et le tri du courrier ou la rédaction d'un Ccp par exemple,
- la rédaction et la gestion permanente des mails,
- la mise en place des réunions et la rédaction des comptes-rendus,
- un assistant peut se voir déléguer des opérations en lien avec le comptable, une agence de communication…
Comment devenir agent administratif ?
La formation est la meilleure solution pour obtenir le titre d'agent administratif (formation prodiguée par le Greta), la formation d'assistant administratif évolue en fonction du diplôme visée et de la structure ciblée pour un emploi :
Devenir assistant administratif professionnel dans une structure publique :
Pour avoir accès à un emploi dans le public comme professionnel de l'administration, la personne doit candidater au concours d'assistant administratif de catégorie C (concours préparé par le Greta). À noter que le concours est ouvert à tous et sans limite d'âge ou de diplôme.
Devenir assistant administratif professionnel dans une structure privé :
Pour travailler dans le domaine privé, les employeurs demandent généralement un bon niveau scolaire, les diplômes les plus recherchés sont :
- le BTS formation assistant de gestion PME-PMI,
- le DUT formation gestion des entreprises,
- le BTS formation à l'action managériale.
Décrocher le titre professionnel employé administratif et d’accueil :
Ce titre professionnel employé administratif s'acquiert :
- après un parcours de formation agent administratif en continu au Greta, par exemple,
- par l'établissement d'un contrat de professionnalisation,
- par une Vae (validation des acquis de l'expérience),
- en la constitution d'un contrat d’apprentissage via le Greta.
En termes de formation permanente, le centre du Greta propose un cursus agent administratif formation dispensée dans un centre du Greta que vous soyez à Paris, Lyon, Toulouse… À la fin de la formation du Greta, le titre correspond au titre professionnel de niveau européen 3, soit un niveau CAP ou BEP. L'organisme certificateur est le Ministère du Travail. L'évaluation se fait :
- par des épreuves en cours et en fin de formation,
- le titre s'acquiert soit en totalité ou partiellement, par module de compétences,
- par un dossier d’évaluation transmis à un jury.
Quelles sont les aptitudes pour un agent administratif ?
Les métiers administratifs demandent d'avoir le sens du service public et d'avoir un bon relationnel puisqu'un employé administratif est susceptible d'être de manière permanente en contact avec les personnes, de plus un employé administratif travaille en assistant une secrétaire, un comptable et exécute des travaux dans différents services.
Un employé administratif doit aussi posséder une vraie maîtrise de la langue française,en effet, il est amené à faire du rédactionnel et il doit avoir une solide formation sur les logiciels les plus courants utilisés en bureautique.
L'assistant administratif, son activité l'oblige à être en formation permanente, car ils doivent être informés des dernières évolutions du métier.
Quelle formation pour devenir agent administratif ?
Le titre d'agent administratif dans la fonction publique passe par un concours. Le concours de catégorie C se déroule en deux étapes :
- une étape écrite dit épreuve d'admissibilité,
- une étape orale en situation de travail.
La formation dispensée équivaut à un diplôme de Bp ou de CAP administration, le métier n'exige pas un diplôme cependant il existe des cursus qui mènent au métier comme :
- le BEP formation aux métiers des services administratifs,
- la formation au Titre Professionnel Employé bureautique,
- la formation Dut gestion des entreprises,
- BP formation bureautique,
- Bac Pro formation gestion administration.
Quelle différence entre adjoint administratif et agent administratif ?
Les deux fonctions sont en connexion directe avec l'activité d'une entreprise privée ou publique. La cloison qui sépare les deux nominations sont minces, la différence se fait généralement en fonction de l'établissement dans lequel il opère, par exemple :
- un adjoint administratif est en collaboration permanente avec tout le centre administratif et ses travaux demandent un savoir-faire approfondi en secrétariat, en comptabilité…
- un agent administratif est qualifié pour régenter la mise en place des procédures administratives et prioriser les tâches, l'agent peut souvent faire des travaux répétitifs.
Pour conclure, une formation d'agent administratif est finançable, la question reste compliquée puisqu'elle est adaptable en fonction de l'emploi actuel et du parcours professionnel de chaque personne, mais, des financements comme :
- le CPF (Compte personnel de formation), le CIF (Congé individuel de formation), le PFE, AIF, FIA…
- l'agence Opco (Opérateur de compétences) vers lequel vous pouvez vous rapprocher, cette agence est agréée par l’État, sa mission permanente est de financer l'apprentissage et à constituer des parcours avec certifications professionnelles.