Dans le cadre de son développement, il est normal qu’une entreprise recrute un ou plusieurs collaborateurs. Dans cette optique, le service des ressources humaines joue un rôle primordial pour trouver l’oiseau rare et l’embaucher après entretien. En effet, le processus de recrutement prend toujours un temps considérable puisqu’il se déroule étape par étape. Pour avoir une idée, une grande société qui publie une offre de travail en ligne va recevoir en moyenne 250 dossiers de candidature par la poste, gmail ou les réseaux sociaux comme whatsapp ou linkedin. Justement, l’envoi d’une lettre ou d’un email à chaque postulant pour lui signifier que sa candidature est non retenue fait partie des dernières étapes de ce long processus. Découvrez quelques conseils pour envoyer un courrier de rejet de candidature.
Comment humaniser un email de refus de candidature ?
En général, une entreprise élimine 99 % des candidats qui ont postulé pour un poste chez elle. Il est alors fortement recommandé d’envoyer un mail ou une lettre de refus de candidature à tout candidat recalé dans le processus de recrutement. Pour cela, l’employeur doit savoir lui dire merci et se montrer honnête avec lui. En outre, il faut soigner les explications et lui donner des conseils pour réussir dans le futur, tout en mettant en avant ses forces.
Quel objet mail refus candidature ?
L’envoi d’une lettre de refus de candidature est primordiale pour soigner l’image de votre entreprise. Pour cela, il est important de choisir la réponse appropriée pour mettre fin au processus de recrutement tout en confortant l’expérience candidat. Par exemple, voici l’objet d’une lettre ou d’un mail de refus de candidature après un entretien d’embauche ou si le poste est déjà pourvu : réponse à votre candidature pour le poste de …
Pourquoi envoyer un tel courrier ?
Il faut savoir que ce sont les postulants éliminés durant le processus de recrutement qui vont vivre 99,6 % de la mauvaise situation de rejet. Si vous ne prenez pas la peine de leur envoyer un courrier de rejet de candidature, cette épreuve va tourner court pour eux. Ce qui risque de mettre à mal la définition marque employeur de votre entreprise. Effectivement, d’après une étude :
- 92 % des postulants chercheront à décourager d’autres demandes pour une firme qui lui ont fait vivre la vraie définition de mauvaise épreuve.
- 78 % d’entre eux vont refuser une nouvelle offre de celle-ci, à la suite d’une mauvaise expérience de demande d’emploi.
- 54 % d’entre eux décident même de boycotter les produits ou services de la firme en question.
Ainsi, si le ghosting ou le silence radio a tendance à se généraliser, il est temps pour le responsable des ressources humaines de montrer l’exemple. Pour cela, il lui faut consolider la relation de son entreprise avec les candidats qu’il doit éliminer, avant ou après entretien. Et la rédaction puis l’envoi d’un message de refus représente une étape cruciale dans ce processus de consolidation.
Conseils pour rédiger cette lettre
Le recruteur doit aborder avec une grande lucidité cette étape de rejet d’un postulant. À ce sujet, il est logique qu’il envoie un courrier à chacun des candidats qui ont été éliminés dans le processus, même ceux qui sont arrivés à la phase de l’entretien d’embauche. Voici d’ailleurs quelques conseils qui permettent d’apporter de la valeur ajoutée et d’humaniser un mail de refus de poste. Il s’agit de personnaliser le feedback et de créer avec le postulant une relation de confiance. Cela peut déboucher sur une expérience candidat positive au lieu de rester une simple réponse négative.
Adresser le mail directement au candidat
Pour que la contestation de candidature passe mieux auprès de ce dernier, il est recommandé de lui envoyer directement un email ou un message de refus pour l’emploi. Et le document doit être signé par une des personnes qu’il a rencontrées pendant son recrutement. Vous trouverez sur Google, plusieurs modèles de rejet courtois et encourageant.
Remercier le candidat
Vous devez également le remercier pour l’intérêt qu’il porte pour votre entreprise et au poste à pourvoir, de son souhait de mettre ses compétences au service de celle-ci et du temps qu’il a offert pour le processus de recrutement. Et ce, notamment s’il a été éliminé après l’entretien.
Valoriser les points forts du candidat
Le message d’inacceptation doit également mettre en avant les points forts et évoquer en détail pourquoi son portrait n’a pas été retenu pour le poste. Il est possible de lui signifier par exemple que la définition de ce dernier ne correspond pas à son trait. Vous pouvez d’ailleurs en profiter pour lui donner des pistes et du modèle d’amélioration pour son profil, tant au niveau des talents que des compétences.
Fixer un rendez-vous
Si le candidat est un profil réellement talentueux, il est tout à fait possible de fixer un rendez-vous avec lui, après qu’il a suivi vos recommandations sur les points à améliorer dans sa candidature en vue d’un nouvel emploi. Sinon, vous pouvez lui suggérer dans votre message de refus d’autres postes spécifiques adaptés à ses compétences, suite aux résultats de son test ou des motivations que vous avez détectées chez lui.
Il n’existe pas de modèle type pour la rédaction d’un message de rejet de candidature. Cependant, il est important de tenir compte des points ci-dessus afin de ne pas heurter les sensibilités de l’aspirant et de ne pas écorner le profil d’employeur de votre entreprise. La définition d’un bon message de refus passe par la courtoisie et l’encouragement ainsi que les points à améliorer.